国际化是本届哈夏音乐会的一大特点，组委会在节目安排方面也加大了国外、境外演出团体的节目比重，许多国家的艺术团体都是第一次受邀来哈尔滨市参加哈夏音乐会。为了更好地做好演出团体的接待工作，哈夏组委会提前准备，强化细节，全力保证每个演出团体在哈期间演出顺利，生活愉快。
　　保安全是重中之重
　　本届哈夏音乐会于6月24日开幕，市文化局在筹备音乐会期间便组织召开了一次培训会议，培训的专题就是“外事接待”。会议还特别邀请了民族宗教局、外事侨务办公室、安全局有关专家，就接待工作中的涉外宗教事务、外事原则和礼仪、安保方面的工作对哈夏接待工作的相关部门及有关人员进行了培训。
　　按照惯例，本届哈夏依旧采取分单位对口接待的方式，按照安排，市歌剧院、市话剧院、市京评剧院、市儿艺等单位分别接待各演出比赛团体。各单位指派专门责任人，从来哈演出、比赛的团体抵哈时起到离哈时止，保证接待工作万无一失。
　　接待工作涉及住宿、饮食、演出、医疗等多个方面，但重中之重是安全工作，市文化局局长杨晓平特别强调，一定要从细节入手，确保演出团体的安全。
　　专职警察成便衣保安
　　为了落实安全第一的要求，组委会安保部门第一时间做出预案，本届哈夏音乐会的安保工作呈现出多头管理，人人负责的特点。
　　除哈夏组委会设有安保部、各接待单位指派安全负责人外，每个接待单位还都配有一名专门的安全联络员。据哈夏组委会安保部张路平介绍，每场演出开始前，组委会安保部都要和演出接待单位的安全联络员进行“演员交接”，演出结束后还要“报平安”。为了工作方便，安保部特意制定了一张安全联络图，记者在联络图上看到，从市文化局长到安全联络人，所有与安全有关的人的电话都列在上面。“组委会要求每个人都24小时开机，确保随叫随到。”
　　市公安局在安保方面给予了哈夏组委会大力支持，市公安局大型活动办公室开设了驻会办公室，24小时随时根据需要安排警力，调配人员。张路平说，市公安局的干警工作认真负责，有一些额外的工作他们也积极承担。“比如有些外国艺术家在演出之余要观光、游览，为了保证安全，干警们全都‘变身’保安，寸步不离地跟在演员们身边。”
　　重置餐具尊重民族风俗
　　《阿拉伯之夜》是本次哈夏的一台重要演出，5个来自阿拉伯国家艺术家精彩的表演赢得了观众们的热烈欢迎。为了照顾这些中东地区艺术家的民族风俗和饮食习惯，各接待酒店都重新购置餐具，并根据演员们的需要安排就餐时间，有条件的酒店还为这些演员们设立了单独就餐区。
　　负责这台演出接待的市话剧院副院长陈冰连续七届参与哈夏音乐会接待工作，他坦言：“过去我们4个人能接待‘辽歌’200人的团，这次我们动用了40个人接待《阿拉伯之夜》舞蹈团。”陈冰介绍，由于饮食习惯不同，《阿拉伯之夜》舞蹈团的演员习惯在晚上9点用餐。“为了确保演员有充足的精力上台演出，我们在每场演出开始之前都为演员准备了一些快餐。做饭的时间也往后移动，确保演员在演出结束后9点整准时开饭。”
　　设立不同通道保比赛公平
　　哈夏音乐会从本届开始又增添了一个新的亮点———永久落户冰城的全国声乐比赛。为了保证选手顺利参赛、评委安心评判，接待人员可谓煞费苦心。
　　“哈夏开始之前，我们就和每一位选手取得了联系，告知他们比赛规则并询问他们在饮食、住宿方面的要求。”负责声乐比赛接待的方宏告诉记者，由于有的参赛选手经济条件有限，为此他们在和一些酒店经过艰苦谈判，并在确保“价格降低质量不降低”的前提下，设置了4个档次的酒店。“由于前期工作做得细致，每位选手在到哈之前就已经知道了入住的酒店和房间号。”
　　除了选手，评委的接待也是一个重要工作。“看似简单的台上演唱台下打分，这里面的学问可不少。”方宏告诉记者，为了确保比赛公平，让评委与选手隔离，组委会精心设计了评委和选手的行走路线，确保他们比赛过程中相互不能见面。另外，由于评委每天工作时间长，强度大，接待组还在晚上比赛时为评委准备了咖啡，为上年纪的评委准备了热茶。第一天复赛时，评委被安排在剧场的第五排和第六排，发现评委在观看选手演唱时一直都仰着脖子，接待组立刻调整了评委的坐席。他们的细致入微得到了评委和选手的一致好评。
　　全国音协主席傅庚辰在说起哈夏走国际化路线时曾表示，“国际化的音乐会要有国际化的水平”，这“水平”中除音乐会的演出水平外很重要的一部分就是组委会组织、接待的水平。可以说，本届哈夏音乐会在国际化组织、接待工作方面得到了各方好评，这是一个良好的开端，也为把哈夏打造成一个真正的国际化音乐节奠定了重要基础。 (记者 张世光/文 杨锐/摄)